调拨文献精准管理与在架图书预约服务
——以哲学系（宗教学系）分馆为例
一、案例概述
（一）实施背景
北京大学图书馆作为学校文献信息资源中心，承担着为教学科研提供信息资源保障的重要职责。随着“双一流”建设深入推进，全校师生对文献资源的需求日益增长，对图书馆服务的覆盖面、便捷性和精准性提出了更高要求。如何有效整合各院系分馆的馆藏资源，打破分馆与总馆之间的服务壁垒，实现资源的最大化共享与利用，成为图书馆服务创新亟待解决的重要课题。
哲学系（宗教学系）分馆（以下简称“哲学系分馆”）现有馆藏总量逾5万册，其中中文图书约2.7万册（含总馆调拨图书230册《径山藏》），外文图书约2.5万册（含总馆调拨图书2000多种），藏书以哲学与宗教学科为主，系统涵盖该领域的经典著作与前沿研究文献。西文及日文哲学文献的收藏规模与学术质量在国内相关领域居于前列，其中很多为独有馆藏。2013年，为响应学校图书馆整体发展战略，哲学系分馆积极将馆藏纳入总馆统一管理系统，面向全校开放流通，并提供在架图书预约服务。2017年起，在总馆的大力支持下，哲学系分馆在资源调拨管理和在架图书预约服务两方面进行了持续创新，形成了一套行之有效的资源共享与管理模式。
（二）案例简介
本案例围绕“资源统编、标识管理、开放共享、预约服务”四大核心环节，系统阐述哲学系分馆在总分馆资源一体化建设中的创新实践。具体包括两个相互支撑的创新举措：
一是“双标识·明归属”调拨文献管理机制。针对总馆大批量调拨图书入藏后出现的读者误还、资产管理困难等问题，哲学系分馆与总馆协同建立双重可视化标识体系，在调拨图书上加贴馆藏地址标签和色标，实现文献归属清晰、流通顺畅、管理精准。
二是在架图书预约服务机制。通过统一编目，全校读者可在图书馆网站馆藏目录检索系统中一站式检索到哲学系分馆的资源，也可预约分馆在架图书。分馆建立每日截获预约处理流程，完成找书、通知、保留等流程服务，通过系统自动触发邮件和短信等通知，确保读者及时获取可借信息。
两项创新分别从“资源入馆管理”和“资源对外服务”两个维度完善了分馆资源的建设，可为其他院系分馆提供借鉴。
二、创新思路与实施过程
（一）“双标识·明归属”调拨文献管理机制
北京大学图书馆总分馆体系建设中，总馆采取多项激励措施鼓励院系开放资源，并将专业文献调拨至分馆，以支持学科发展与服务深化。
2017年，总馆调拨《径山藏》230册入藏哲学系分馆，丰富特色馆藏。此类大套书属非流通状态，仅供馆内阅览，未产生馆藏地点识别问题。2018年世界哲学大会前夕，为确保重大活动期间资源保障能力，总馆资源建设部李晓东和马芳珍等老师统筹专项经费与资源，快速充实分馆西文馆藏2000多种。该批图书为流通状态，面向读者外借服务，沿用总馆“北大图书”条码，馆藏地点信息仅体现在后台系统中，入藏后分馆发现：读者无法从外观判断归属，归还时常误还至总馆；误还后需读者再花费时间转还；图书在总馆滞留期间无法正常流通；分馆难以从海量馆藏中快速识别调拨文献。
为解决上述问题，分馆与总馆协商建立“双标识·明归属”管理机制：
明显地址标识：在调拨图书馆藏条码旁加贴标签，注明“此书馆藏址哲学系，请还到哲学系分馆”，以醒目方式提醒读者正确归还。
色标管理标识：在书脊加贴绿色圆点标签，使分馆馆员在书架巡视时一目了然识别总馆调拨文献，便于日常管理与资产清查。
协同实施机制：分馆负责标签制作与加贴，总馆协调系统数据同步，确保标识管理与编目体系协调一致。2018年起，对2000多种调拨西文书逐批加贴双标识，新书调拨入馆即纳入此流程，形成长效机制。
（二）在架图书预约服务机制
在架图书预约是本案例的核心服务机制。与已出借图书的预约不同，读者在系统中检索到所需图书后，若馆藏位置显示为哲学系分馆且状态为在架，即可提交预约请求。
该机制借鉴了总馆闭架借书处、昌平储存馆、第二储存馆的成功预约经验。这些场馆对在架图书提供网上预约服务，工作人员按固定频次处理预约请求、提取馆藏，并通知读者前来办理借阅手续。哲学系分馆的在架预约服务沿用了这一成熟模式，并结合分馆实际进行了本地化适配。
哲学系分馆建立“截获预约”日清机制，工作流程如下：
首先，清单导出与状态核对。每日上午通过系统定时导出“预约可借清单”，进入系统“流通—预约信息及其管理—截获预约”模块逐条核对，区分无预约记录（总馆已处理，可删除）与仍在队列（保留）两类情况。
其次，预约确认与读者通知。找到在架图书后扫描馆藏条形码，执行“使预约可借”操作。系统自动触发邮件及短信，告知读者图书题名、取书地点（哲学系分馆）及保留期限（7天）（最近系统不稳定手动补发邮件和短信通知）。读者亦可自助登录系统查询借阅状态。
三、创新亮点与特色
（一）双标识实现精准管理
“双标识·明归属”机制的核心价值在于以低成本的可视化手段化解了总分馆调拨文献的管理痛点。不改变总馆统一编目与条码体系（后台），仅在前端增加可视化标识（前台），实现专业管理与用户服务的衔接。
在读者端，明显的地址标签消除了还书犹豫与错还奔波，节省读者时间成本；在馆员端，绿色圆点标识使总馆调拨文献清晰可辨，盘点效率显著提高，错还处理、咨询答复工作量大幅降低。标签费用很低，操作简便，已获历史系等分馆认可。
（二）在架预约确保读者借书需求
在架预约解决的是“图书在馆但读者获取困难”的问题。由于各院系分馆位置分散，非本院系读者实地查找不便。在架预约提供了“远程锁定、到馆即取”的便捷通道——读者网上提交请求后，由工作人员完成找书、保留、通知的流程服务。
1. 保障文献获取的确定性。预约锁定机制确保读者到馆即可借书，避免专程前往却发现图书已外借或难以查找的情况，尤其保障了珍贵文献与特定版本的使用权益，显著提升了文献获取的可预期性。
2. 自动化通知与效率提升。依托系统平台实现多渠道通知，工作人员确认“使预约可借”后，系统自动触发邮件与短信通知，压缩图书在预约架的闲置等待时间，提升服务响应效率。
3. 标准化运营机制。经过十年持续优化，哲学系分馆已建立成熟的日清处理规范，涵盖报表导出、状态筛选、图书查找、预约确认、读者通知、图书保留及过期处理等环节。
四、用户获益与实施成效
（一）读者时间成本显著降低
在架预约服务显著降低了读者获取分馆图书的时间成本。实施前读者需亲自前往分馆现场查找，存在图书已被借出、找不到书或需多次往返等不确定因素。实施后读者只需在系统中提交申请，即可由工作人员代为找书并保留，待收到通知后再前往取书，实现了“一次到馆、即来即取”。
预约通知让读者能够合理安排取书时间，对于居住在校园不同区域的读者而言，这种确定性服务大幅节约了路途往返和现场查找的时间投入。
（二）分馆资源利用率大幅提升
通过在架预约服务，哲学系分馆的馆藏资源利用率得到显著提升。原本仅服务哲学学科师生的专业文献现在能满足更多跨学科读者的研究需求，图书年流通量和读者到访量均有明显增长。
预约机制使图书从架上“静态收藏”转变为“动态流通”状态，减少了资源闲置。同时，每日截获预约处理机制也促进了馆藏管理规范化，工作人员在每日处理预约过程中同步完成图书清点、错架整理、状态核查等工作，有助于及时发现和解决馆藏管理中的问题。
（三）管理规范与示范效应
“双标识·明归属”机制实施后，调拨图书错还现象基本消除，读者还书路径明确，图书周转周期缩短。该模式成本低廉、操作简便，历史系分馆将参照该机制做类似标识，或许对全校分馆调拨文献管理也有借鉴意义。
两项创新分别为总分馆体系的资源入馆管理和对外服务提供了实践参考，体现了“以读者为中心”的服务理念和总分馆体系化协作优势。标准化流程易于文档化和培训，为其他分馆开展同类服务提供了操作参考。
五、经验启示
小标识体现大服务。以低成本可视化手段化解管理痛点，是“以读者为中心”服务理念的具体实践。双标识机制不仅解决了眼前的错还问题，更建立了可持续管理机制，避免未来数十年因人员更替导致的管理混乱，实现制度性减负与代际传承。
协同创新显效能。双标识管理和在架预约服务均体现了总分馆体系化协作优势，是资源整合与服务创新得以顺利推进的重要保障。
标准化流程保长效。经过十年持续打磨的每日截获预约处理机制证明，稳定、规范的操作流程是服务质量的基石。
附图：
“双标识·明归属”调拨文献管理机制
图1书脊带有绿色圆点标识为总馆调拨到哲学系分馆的世界哲学大会期间的图书
（便于馆员识别调拨文献）
图2封面和题名页馆藏条码旁边贴“此书馆藏址哲学系，请还到哲学系分馆”馆藏地址标签（提醒读者正确归还）
在架图书预约服务机制
图3系统导出报表流程
图4预约可借清单和删选是否还有预约
图5无预约可删除此条目
图6保留预约中的这条书目并在架上找到书后再扫条码点击“使预约可借”通知读者